Jak przygotować bazę punktów do importu do Routimo?

Baza punktów w Routimo to lista adresów, które będą wykorzystywane podczas planowania tras. Punkty można dodawać ręcznie, jednak przy większej liczbie adresów najszybszym rozwiązaniem jest import danych z pliku Excel.
Poniższa instrukcja pokazuje, jak prawidłowo przygotować plik, aby został poprawnie zaimportowany do systemu.

Krok 1. Pobierz wzór pliku

W systemie Routimo przejdź do:

Baza punktów → Wgraj z pliku → Pobierz formatkę

Pobrany plik zawiera wszystkie dostępne kolumny obsługiwane przez system.
Nie musisz uzupełniać wszystkich pól. W większości przypadków wystarczy wypełnić podstawowe dane adresowe.

Krok 2. Uzupełnij obowiązkowe dane

Aby Routimo mogło poprawnie zlokalizować punkt na mapie, zalecamy uzupełnienie następujących kolumn:

• Nazwa (nazwa punktu widoczna w systemie)
• Ulica (nazwa ulicy)
• Numer domu (numer budynku)
• Kod pocztowy
• Miasto (miejscowość)
• Kraj

Przykład:

Im dokładniejsze dane adresowe, tym większa szansa na prawidłową geolokalizację punktu. Niepoprawny adres może spowodować błędne wyznaczenie lokalizacji lub brak możliwości zaplanowania punktu na trasie.

Krok 3. Uzupełnij dane dodatkowe (opcjonalnie)

W zależności od potrzeb możesz wykorzystać dodatkowe kolumny.

Dane klienta:

• Klient (nazwa klienta)
• Numer telefonu (numer kontaktowy)
• Email (adres e-maila)
• NIP klienta

Informacje o przesyłce:

• Nazwa przesyłki (nazwa lub numer zamówienia)
• Liczba przesyłek (ilość paczek mogą być sztuki, kartony – według potrzeb)
• Wielkość przesyłki (objętość przestrzeni ładunkowej np. litry lub m3 w zależności od potrzeb
• Waga przesyłki (np. kg, g, tony itp. w zależności od potrzeb)
• Wartość przesyłki (wartość towaru)
• Forma płatności (gotówka, przelew itp.)
• Waluta (np. PLN, EURO)

Pola związane z wagą i wielkością przesyłek są szczególnie przydatne, jeśli w projekcie wykorzystywana jest kontrola ładowności pojazdów.

Okna czasowe

Jeżeli klient może być obsługiwany tylko w określonych godzinach, uzupełnij:

• Początek okna czasowego
• Koniec okna czasowego

Przykład:

Podczas optymalizacji Routimo będzie planowało wizytę wyłącznie w podanym przedziale czasowym.

Czas realizacji zadania

Jeżeli obsługa danego punktu wymaga więcej czasu niż standardowo:

• Czas wykonania zadania (czas obsługi punktu w minutach)

Przykład:

• Standardowa dostawa: 10minut
• montaż urządzenia/serwis: 60 minut

Uwaga: funkcja działa po włączeniu opcji indywidualnego czasu odwiedzin w ustawieniach projektu.

Przypisanie do pojazdu lub typu pojazdu

Jeżeli punkt ma być obsługiwany wyłącznie przez określony pojazd lub rodzaj pojazdu, można wykorzystać kolumny:

• Pojazd (konkretne auto)
• Ty pojazdu (np. BUS, chłodnia, samochód osobowy)

Krok 4. Współrzędne GPS (opcjonalnie)

Jeżeli posiadasz dokładne współrzędne lokalizacji, możesz je wpisać w kolumnach:

• Szerokość geograficzna (Latitude)
• Długość geograficzna (Longitude)

Krok 5. Komentarze i informacje dla kierowcy

Do przekazywania dodatkowych informacji można wykorzystać:

• Komentarz (Informacje widoczne dla kierowcy)
• komentarz 2 (Dodatkowe informacje)
• Uwagi (Informacje wewnętrzne)

Przykład:

Komentarz:

• Wejście od strony parkingu.
• Odbiór w magazynie nr 2.
• Przed dostawą zadzwoń do klienta.

Krok 6. Zapisz plik

Po uzupełnieniu danych:

• Zapisz plik w formacie Excel (.xlsx).
• Nie zmieniaj nazw kolumn.
• Każdy wiersz powinien zawierać jeden punkt/adres.

Krok 7. Import do Routimo – baza punktów

1. Przejdź do Baza punktów.
2. Kliknij Wgraj z pliku.
3. Wskaż przygotowany plik Excel.
4. System automatycznie spróbuje przypisać kolumny.
5. Sprawdź mapowanie pól.
6. Kliknij Zatwierdź.

Po zakończeniu importu punkty będą dostępne w Bazie punktów i będzie można dodawać je do projektów oraz planować trasy.

Krok 8. Import do Routimo – do Projektu

1. Przejdź do wybranego Projektu a następnie do zakładki Punkty.
2. Kliknij Wgraj z pliku.
3. Wskaż przygotowany plik Excel.
4. System automatycznie spróbuje przypisać kolumny.
5. Sprawdź mapowanie pól.
6. Kliknij Zatwierdź.

Najczęstsze błędy

Punkt nie pojawia się w poprawnej lokalizacji

Najczęściej przyczyną jest:

• literówka w nazwie ulicy
• niepoprawny kod pocztowy
• błędny numer budynku

Punkt nie został zaplanowany na trasie

Sprawdź:

• poprawność adresu
• poprawność współrzędnych GPS
• ustawione okna czasowe
• dostępność pojazdów i czas pracy kierowców.

Dobra praktyka

Przed importem dużej bazy danych warto najpierw zaimportować kilka przykładowych punktów i sprawdzić, czy wszystkie dane zostały poprawnie odczytane przez system. Dzięki temu unikniesz konieczności późniejszej korekty całej bazy.