Dobry system do planowania tras powinien nie tylko automatycznie wyznaczać kolejność punktów, ale przede wszystkim uwzględniać sposób, w jaki firma rzeczywiście realizuje dostawy lub zlecenia. Wielkość floty, liczba kierowców, okna czasowe klientów, ładowność pojazdów czy możliwość monitorowania realizacji planu mogą mieć równie duże znaczenie jak sam algorytm optymalizacji.
Źle dobrane narzędzie może zamiast oszczędności przynieść dodatkową pracę dyspozytorom i kierowcom. Dlatego przed wyborem warto sprawdzić kilka elementów, które mają bezpośredni wpływ na późniejsze wykorzystanie systemu.
1. Dopasowanie systemu do wielkości i sposobu pracy floty
Pierwszym krokiem powinno być określenie, w jaki sposób firma organizuje transport. Innych funkcji będzie potrzebowała niewielka firma realizująca kilkanaście dostaw dziennie, a innych przedsiębiorstwo zarządzające większą flotą, wieloma kierowcami i setkami punktów.
Znaczenie ma również podział pracy. Z systemu webowego korzystają najczęściej planiści lub dyspozytorzy, natomiast kierowcy pracują z aplikacją mobilną. Obie części rozwiązania powinny być proste w obsłudze i dostosowane do codziennych zadań użytkowników.
Jeżeli firma realizuje nietypowe procesy transportowe, warto dodatkowo sprawdzić możliwość konfiguracji systemu i jego integracji z wykorzystywanym już oprogramowaniem.
2. Funkcje potrzebne do planowania i realizacji tras
Lista dostępnych funkcji może być długa, ale nie każda firma potrzebuje wszystkich. Ważniejsze jest sprawdzenie, czy system obsługuje ograniczenia występujące w rzeczywistym procesie transportowym.
W praktyce przydatne mogą być między innymi:
- automatyczne planowanie i optymalizacja tras z uwzględnieniem okien czasowych, ładowności pojazdów, harmonogramów pracy i priorytetów zleceń,
- planowanie tras obejmujących wiele punktów,
- monitoring GPS i kontrola realizacji zaplanowanych tras,
- ETA, czyli przewidywany czas przyjazdu,
- powiadomienia dla odbiorców o planowanym terminie dostawy,
- elektroniczne potwierdzenie realizacji zadania (POD),
- raportowanie przebiegu realizacji zleceń,
- podział obsługiwanego obszaru na regiony,
- możliwość integracji z innymi systemami wykorzystywanymi w firmie.
Warto więc porównywać systemy na podstawie rzeczywistych scenariuszy pracy, a nie wyłącznie liczby funkcji wymienionych w ofercie.
3. Możliwość integracji z innymi systemami
System do planowania tras rzadko działa dziś całkowicie niezależnie. Dane o klientach, zamówieniach czy zleceniach mogą pochodzić z ERP, CRM, WMS lub innych aplikacji wykorzystywanych w przedsiębiorstwie.
Przed wyborem rozwiązania warto sprawdzić, czy umożliwia ono integrację i automatyczną wymianę danych. Ograniczenie ręcznego przepisywania informacji może mieć duże znaczenie szczególnie wtedy, gdy każdego dnia planowana jest większa liczba zleceń.
4. Koszt systemu i model rozliczenia
Cena nie powinna być analizowana wyłącznie jako miesięczna opłata za dostęp do programu. Przy porównywaniu ofert trzeba uwzględnić również zakres funkcjonalny, liczbę użytkowników lub pojazdów, wdrożenie, szkolenia, wsparcie techniczne oraz ewentualne koszty dodatkowych modułów i integracji.
W przypadku rozwiązania działającego w modelu SaaS firma korzysta z systemu w ramach cyklicznej opłaty, bez konieczności utrzymywania własnej infrastruktury dla aplikacji. Taki model ułatwia również dostosowywanie liczby licencji do zmian zachodzących we flocie.
Aktualne informacje o kosztach korzystania z Routimo znajdują się w cenniku systemu.
5. Możliwość przetestowania systemu na własnych danych
Prezentacja funkcji pokazuje możliwości programu, ale dopiero test na rzeczywistych zleceniach pozwala ocenić, jak system poradzi sobie ze specyfiką konkretnej firmy.
Warto wykorzystać własne punkty, pojazdy i ograniczenia oraz porównać trasę przygotowaną dotychczasową metodą z trasą wygenerowaną przez system. Pozwala to ocenić nie tylko jakość planowania, lecz także potencjalną zmianę liczby kilometrów, czasu potrzebnego na przygotowanie planu czy wykorzystania dostępnych pojazdów.
6. Wsparcie techniczne i wdrożenie
Przy wyborze rozwiązania warto sprawdzić, jak wygląda pomoc po uruchomieniu systemu. Istotna może być dostępność wsparcia w języku polskim, sposób kontaktu z zespołem technicznym, pomoc przy konfiguracji oraz szkolenie osób, które będą pracować z aplikacją.
Ma to szczególne znaczenie na początku wdrożenia, kiedy planiści i kierowcy uczą się nowego sposobu pracy.
7. Aplikacja mobilna dla kierowców
Plan przygotowany przez dyspozytora musi zostać sprawnie przekazany osobie realizującej trasę. Dlatego warto zwrócić uwagę na aplikację mobilną dla kierowców i sprawdzić jej dostępność na urządzeniach wykorzystywanych w firmie.
Aplikacja może służyć nie tylko do obsługi zaplanowanej trasy, ale również do przekazywania statusów realizacji, rejestrowania wykonanych zadań czy potwierdzania dostawy. Jeżeli kierowcy pracują na obszarach o słabym zasięgu, znaczenie ma także zachowanie aplikacji przy ograniczonym dostępie do internetu.
Jak porównać systemy do planowania tras?
Przed podjęciem decyzji warto przygotować kilka rzeczywistych scenariuszy i sprawdzić każdy rozważany system na tych samych danych. Pozwala to porównać nie tylko deklarowane funkcje, lecz także wygodę pracy, jakość przygotowanych tras oraz sposób obsługi wyjątków występujących w codziennym transporcie.
W przypadku Routimo można sprawdzić w praktyce m.in. planowanie i optymalizację tras, monitoring realizacji oraz pracę kierowców z aplikacją mobilną.
Jeżeli chcesz ocenić, czy Routimo pasuje do sposobu organizacji transportu w Twojej firmie, umów bezpłatną konsultację i prezentację systemu.