Budowanie nawyków w pracy to niezwykle popularny temat. Powstała niezliczona ilość książek o tej tematyce, a w Internecie można znaleźć setki, jak nie tysiące artykułów poruszających to zagadnienie. Jednak nie każdy pracownik lubi zmieniać swoje przyzwyczajenia — należą do nich m.in. pracownicy o długim stażu pracy, którzy przez lata budowali nawyki, które już nie pasują do obecnych realiów rynkowych i negatywnie wpływają na efektywność floty pojazdów.
Kto jest winien zmniejszonej efektywności floty?
Każde przedsiębiorstwo ceni sobie wieloletnich pracowników: są oni trwałym fundamentem firmy, ich stanowiska nie rotują i naprawdę dobrze znają swoje obowiązki. Raczej nie zdarza się, aby taki pracownik umyślnie działał na niekorzyść firmy. Nie znaczy to jednak, że niektóre z jego przyzwyczajeń nie mogą wpływać na obniżenie wydajności zespołu. Dotyczy to zarówno pracowników działających w terenie, kierowców, dostawców, kurierów czy handlowców, ale również koordynatorów flot. Pytanie jednak nie powinno brzmieć, kto jest winny zmniejszonej efektywności, a raczej co wpływa na obniżoną skuteczność flot pojazdów. Odpowiedź brzmi — złe nawyki pracowników.
Z czym mierzą się firmy posiadające własną flotę pojazdów?
Udało nam się zlokalizować problem i wiemy, że złe nawyki mogą wpływać na pogorszenie wyników, jednak dlaczego się tak dzieje? Kluczem do rozwiązania jest przyjrzenie się dzisiejszemu rynkowi, który zmienia się niezwykle dynamicznie. Zaledwie w ciągu kilkunastu lat drastycznie wzrosło zapotrzebowanie na realizację dostaw i usług w systemie od drzwi do drzwi. Tymczasem wg badań Capgemini z 2019 roku kursy w ramach ostatniej mili pochłaniają aż 41% całości kosztów łańcucha dostaw. Wiele przedsiębiorstw, nie było w stanie prawdziwie przystosować się do tak szybkich zmian.
Jednocześnie zarządzanie flotą pojazdów jest znacznie utrudnione poprzez:
- coraz większą liczbę pojazdów na polskich drogach,
- pogarszający się stan dróg oraz przedłużające się remonty,
- wzrost cen benzyny oraz części samochodowych,
- konkurencję wykorzystującą nowoczesne technologie.
Wygląda to co najmniej tak, jakby w trakcie gry nagle zmieniono jej zasady. Tyle że w tym wypadku zasady dowolnie zmienia rynek, a „grą” jest efektywne zarządzanie flotą pojazdów. Zmiany zachodzą na tyle dynamicznie, że część pracowników może nie mieć pojęcia, że niektóre działania nie są już efektywne i wciąż pracują według zasad rynku, który… nie istnieje. Budowanie nawyków, które zastąpią złe nawyki pracowników, jest najskuteczniejszą metodą na poprawienie wydajności floty. Tym samym przyjrzyjmy się, jakie nawyki negatywnie wpływają na zarządzanie flotą pojazdów.
Ręczne planowanie trasówek
Niezależnie czy w danym przedsiębiorstwie trasy są planowane przez koordynatora, czy indywidualnie przez kierowców, to zapewne są oni przekonani, że bardzo dobrze znają swój rejon i układają optymalne trasy.
Niestety, pewność siebie bywa bardzo złudna. Człowiek, który manualnie układa trasy, może przeanalizować jedynie do 600 kombinacji, tymczasem komputery potrafią wyliczyć, i to w o wiele krótszym czasie, do 60 mln układów tras. Pracownicy, którzy upierają się przy samodzielnym planowaniu trasówek z pewnością nie robią tego w optymalny sposób, tym samym narażając firmę na zupełnie niepotrzebne koszty.
Sama zmiana kolejności realizowanych wizyt może zmniejszyć niezbędny do przebycia dystans o 17% — a mamy na myśli jedynie pojedynczą trasę dla jednego kierowcy. Tymczasem oprogramowanie do optymalizacji tras pozwala na układanie trasówek dla całej floty.
Ponadto, jeśli koordynator i kierowcy trzymają się regionów, które zostały wyznaczone wiele lat temu, to jest wysoce możliwe, że nie są już efektywne. Tymczasem systemy do optymalizacji tras, potrafią je skutecznie przeorganizować w zaledwie kilka minut. Zarządzanie flotą pojazdów jest dużo prostsze, a przede wszystkim tańsze, pozwalamy komputerom analizować dane.
Tworzenie zapisków w notatnikach i jeżdżenie z wydrukami tras
Dzięki postępującej digitalizacji, czyli zastępowaniu procesów ręcznych procesami cyfrowymi, możemy pracować skuteczniej i lepiej porządkować informacje. Budowanie nawyku przechowywania wszystkich danych w jednym miejscu np. przeznaczonej do tego aplikacji, umożliwia łatwiejsze ich odnajdywanie, a ponadto upraszcza procesy międzydziałowe.
Niemniej wielu pracowników, szczególnie tych pracujących na jednym stanowisku od wielu lat, mogą mieć złe nawyki tworzenia odręcznych notatek. O ile jedna karteczka samoprzylepna może spełniać swoje zadanie, to tworzenie obszernych ręcznych zapisków lub dziesiątek karteczek mija się z celem.
Dostęp do takich notatek posiada tylko jedna osoba, która może przeoczyć ważne informacje lub zapomnieć o rewizycie u klienta. Oczywiście nikt nie jest nieomylny i pomyłki się zdarzają, jednak takie błędy mogą wpływać na poziom realizacji planów zespołu, co może skutkować gorszą obsługą klientów i ich finalnym odpływem.
Innym problemem jest wyjeżdżanie na trasy z papierowym wydrukiem punktów. To bardzo zły nawyk, który powoduje ogromne starty czasu. Ręczne wpisywanie adresów do GPS-u lub próby samodzielnego odnajdowania punktów generują duże koszty w przełożeniu na całą flotę. Natomiast ten i wcześniejszy problem można łatwo rozwiązać przy pomocy optymalizatora tras. Jest to rodzaj oprogramowania, które zbiera w jednym miejscu wszystkie informacje dotyczące tras i klientów, jednocześnie umożliwiając tworzenie licznych przypomnień i dodawanie punktów z wyprzedzeniem. Dostęp do takiego systemu ma zarówno osoba koordynująca działania jak i kierowcy, którzy mogą na bieżąco monitorować trasę swojego przejazdu na mapie.
Działanie według starych schematów
Gdy efektywność i wyniki zespołu spadają, wielu przedsiębiorców próbuje wdrażać zmiany na własną rękę. Łatwo jednak zauważyć niechęć do nich wśród starszych pracowników. Zazwyczaj nie widzą oni sensu wprowadzania zmian czy nowych technologii — po prostu nie wierzą w ich skuteczność. Jednocześnie myślą, że nawyki, według których pracują od lat, wciąż są skuteczne, jednak mogą nie zdawać sobie sprawy z tego, jak wiele zmieniło się w dzisiejszym zarządzaniu flotą pojazdów.
Aby nauczyć swoich pracowników budowania nawyków, które przyniosą firmie wymierne korzyści, należy przedstawić im realne korzyści płynące ze zmian. Przykładowo oprogramowanie do zarządzania flotą pojazdów wpływa nie tylko na zwiększanie oszczędności, ale również ułatwia codzienną pracę koordynatorów i kierowców:
- samodzielnie tworzy optymalne trasy przejazdów,
- jest bazą informacji o klientach,
- posiada funkcję dodawania notatek i zdań do wykonania w przyszłości,
- automatycznie generuje skomplikowane raporty,
- maksymalnie ułatwia budowanie planów i harmonogramów,
- uwzględnia okna czasowe,
- bierze pod uwagę dostępność pojazdów i kierowców.
Routimo, nasz autorski system do planowania tras jest prosty do opanowania — jego interfejs został zbudowany tak, aby był przejrzysty dla wszystkich użytkowników niezależnie od znajomości nowoczesnych technologii. Wprowadzenie systemu do optymalizacji tras może pomóc pracownikom w zbudowaniu dobrych nawyków i porzuceniu starych i niefunkcjonalnych przyzwyczajeń.
Jeśli zainteresowały Cię możliwości systemów do optymalizacji tras, zamów bezpłatny 7-dniowy test oprogramowania Routimo . Zadaj nam pytanie o dodatkowe korzyści z użytkowania systemu, a omówimy zalety, które przemówią nie tylko Ciebie, ale które również przekonają Twoich pracowników do budowania nawyków dobrych dla firmy.