Umiejętne rozplanowanie dnia pracownika to sztuka, która dla wielu pracodawców wydaje się bardzo trudna. Okazuje się jednak, że jest to jak najbardziej możliwe do zrealizowania i zdecydowanie warto spróbować to zrobić. Dlaczego?

Dobrze zorganizowany plan dnia wpływa na zwiększenie efektywności wykonywanej pracy. Jest to szczególnie ważne w branży transportowej, w której nawet najmniejsze opóźnienie wynikające ze strony kierowcy może wygenerować olbrzymie koszty dla firmy.

Jak sprawnie ułożyć pracownikowi harmonogram zadań, czym jest tzw. employee experience w przypadku zawodowego kierowcy i w jaki sposób funkcje Routimo mogą przyczynić się do jego poprawy?

Employee experience, czyli doświadczenia pracowników

Employee experience to doświadczenia, jakie pracownik gromadzi podczas swojej kariery zawodowej. Na ich kształtowanie mają wpływ przede wszystkim kultura organizacji, środowisko pracy oraz technologie, które są stosowane w komunikacji pomiędzy pracownikami. Ściśle związane są również z przestrzeganiem zasad w relacjach z przełożonym, chociażby takich jak niezakłócanie spokoju pracownika po godzinach jego pracy czy niezarzucanie go nadmiarem obowiązków.

W przypadku kierowców zawodowych na employee experience składa się przede wszystkim podejście pracodawcy do kwestii czasu pracy. Deklarowanie zakończenia tygodnia pracy np. w sobotę o godzinie 12 rzadko w praktyce oznacza, że kierowca dokładnie o tej porze będzie mógł udać się do domu na zasłużony odpoczynek. Zazwyczaj musi liczyć się z nieplanowanymi opóźnieniami, które wpływają na czas zakończenia pracy. To zjawisko powszechnie występujące i często uznawane przez kierowców zawodowych za największy minus wykonywanego przez nich zawodu.

Doprowadzanie do takich sytuacji może oczywiście wynikać z celowego przydzielania pracownikowi zbyt dużej ilości obowiązków. Może jednak zdarzać się, że jest to efektem niezamierzonym, wynikającym z nieodpowiedniego planowania zadań przez pracodawcę, czego łatwo można uniknąć dzięki wykorzystaniu funkcji precyzyjnego i ekonomicznego planowania tras z Routimo.

Praca kierowcy zawodowego a planowanie

Branża transportowa wymaga umiejętnego zarządzania czasem. Dzięki niemu można uniknąć wielu przykrych w skutkach pomyłek. Jednak w zawodzie tym wiele czynników jest zmiennych. Nagłe awarie pojazdów, kolejki na przejściach granicznych lub wypadki drogowe są niemożliwe do przewidzenia. Z drugiej jednak strony istnieje wiele czynników, które plan pracy kierowcy może uwzględnić.

Porównując zarobki kierowców zawodowych i dochody firm transportowych nietrudno zauważyć, że najbardziej opłacalne jest pokonywanie długich, międzynarodowych tras. Wiąże się to jednak z koniecznością dokładniejszego ich planowania, aby oprócz dowiezienia towaru na czas zapewnić kierowcom wymagane prawem przerwy w pracy – szczególnie kłopotliwe bywa planowanie tzw. pauzy tygodniowej – ponieważ wiele krajów UE zabrania kierowcom odbierania jej w kabinie pojazdu, zmuszeni są oni do rezerwowania miejsc noclegowych, co wymaga precyzowania czasu i miejsca odpoczynku.

Ułatwieniem w tym przypadku może okazać się zaprojektowana z myślą o takich wyzwaniach funkcja aplikacji Routimo pozwalająca na optymalizację trasy i dokładne określanie czasu i terminu realizacji zadań kierowcy.

Plan pracy kierowcy — co powinien uwzględniać?

Plan pracy kierowcy powinien zawierać nie tylko informacje o miejscu, z którego kierowca zaczyna swój kurs i miejscu, w którym go kończy. Konieczne jest także oznaczenie punktów, które kierowca ma po drodze odwiedzić oraz wyznaczenie minimalnego czasu na przejazd. Tworząc taki plan, należy przede wszystkim wziąć pod uwagę fakt, iż na czas pracy kierowcy nie składają się jedynie czynności związane z kierowaniem pojazdem. Praca kierowcy to również szereg innych czynności, dlatego przy planowaniu dla niego zadań należy wziąć pod uwagę również:

  • podstawowe czynności związane ze spedycją,
  • obsługę pojazdu oraz naczep,
  • czas potrzebny na dopełnienie formalności,
  • czynności związane z załadunkiem, wyładunkiem oraz ich nadzorem w przypadku, gdy wykonywane są przez osoby trzecie,
  • procedury mające na celu zabezpieczenie przewożonego towaru.

Elementem wpływającym na całkowity czas pracy kierowcy są również godziny, w których klienci są w stanie odebrać zamawiany towar – tzw. okna czasowe. Informacje o harmonogramach i oknach czasowych zapisane w Routimo pozwalają zautomatyzować proces planowania tras z uwzględnieniem powyższych czynników, dzięki czemu zwiększa się nie tylko efektywność firmy, lecz również poprawia wspomniany wcześniej employee experience kierowców – nie muszą oni marnować czasu na czekanie na otwarcie firmy klienta ani na ponawianie próby dostarczenia zamówionego towaru.

Czas pracy kierowcy a tworzenie planu

Plan pracy kierowcy musi być tworzony w oparciu o przepisy prawne, które regulują czas jego pracy. Czas pracy dzielimy zasadniczo na trzy kategorie:

  1. Dobowy czas pracy — w tym wypadku dzienny limit czasu pracy kierowcy nie może przekroczyć 9 godzin. Jednak do 2 razy w ciągu tygodnia czas pracy może wynieść do 10 godzin.
  2. Tygodniowy czas pracy — jego początek przypada na godzinę 00:00 w poniedziałek i dobiega końca w niedzielę o tej samej godzinie. W tym czasie kierowca nie może przepracować więcej niż 56 godzin, czyli 8 godzin dziennie.
  3. Dwutygodniowy czas pracy — w tym czasie kierowca może przepracować maksymalnie 90 godzin.

Należy pamiętać o tym, że do czasu pracy wlicza się także czas, w którego trakcie kierowca pozostaje w gotowości na stanowisku pracy. Mowa tu o czynnościach związanych z załadunkiem i wyładunkiem towarów. Każdy z wymiarów czasu pracy wymaga również respektowania prawa do przerw i odpoczynku.

Nie tylko planowanie trasy

Jak widać zapewnienie komfortu i bezpieczeństwa kierowców przy jednoczesnym zachowaniu wydajności firmy (z uwzględnieniem obowiązujących praw) może wydawać się skomplikowane. Rozwój technologiczny i funkcje Routimo pozwalają nam jednak na coraz precyzyjniejsze i wydajniejsze planowanie pracy w sposób łatwy i przejrzysty.

Oprócz wspomnianych wcześniej funkcji bezpośrednio związanych z planowaniem tras, w systemie Routimo znaleźć możemy funkcje stworzone z myślą o samych kierowcach, takie jak np. intuicyjna nawigacja pozwalająca na kierowanie do następnego punktu docelowego z uwzględnieniem aktualnej sytuacji na drogach czy mobilny asystent, dzięki któremu kierowca dostaje klarowny zestaw zadań, których postęp realizacji może śledzić na bieżąco.

Wymienione powyżej funkcje przyczyniają się nie tylko do wzrostu wydajności firmy i obniżenia kosztów związanych z pokonywaniem „niepotrzebnych” i nieprzemyślanych tras, lecz również do zwiększenia komfortu pracy kierowców, który w dobie stale rosnącej konkurencyjności na rynku pracy może stanowić niepodważalny atut firmy.