Jeszcze kilka lat temu planowanie tras w wielu firmach wyglądało podobnie. Dyspozytor otwierał Excela, wpisywał adresy, uruchamiał Google Maps i na podstawie własnego doświadczenia układał kolejność odwiedzin klientów.
Przy kilku pojazdach taki sposób pracy nadal może się sprawdzać.
Problem pojawia się wtedy, gdy liczba zleceń zaczyna rosnąć. Kilkunastu kierowców, kilkadziesiąt punktów dostaw, okna czasowe, zmiany w ciągu dnia czy nieobecność jednego z pracowników sprawiają, że ręczne planowanie tras zajmuje coraz więcej czasu.
To właśnie dlatego coraz więcej firm szuka programu do planowania tras, który pomaga szybciej organizować pracę floty, ograniczać liczbę przejechanych kilometrów i sprawniej reagować na nieprzewidziane sytuacje.
Tylko jak wybrać odpowiednie rozwiązanie?
Na rynku dostępnych jest wiele aplikacji i systemów. Nie każda firma potrzebuje jednak rozbudowanego oprogramowania. W tym artykule pokazujemy, na co zwrócić uwagę przed wyborem programu do planowania tras i jakie funkcje rzeczywiście mają znaczenie w codziennej pracy.
Czy każda firma potrzebuje programu do planowania tras?
Nie.
Jeżeli każdego dnia realizujesz kilka dostaw lub wizyt i korzystasz z jednego samochodu, prawdopodobnie wystarczy zwykła nawigacja.
Sytuacja zmienia się wraz z rozwojem firmy.
Najczęściej przedsiębiorstwa zaczynają szukać programu do planowania tras, gdy:
- liczba kierowców rośnie,
- każdego dnia trzeba obsłużyć kilkanaście lub kilkadziesiąt punktów,
- planowanie zajmuje coraz więcej czasu,
- pojawiają się częste zmiany w harmonogramie,
- klienci oczekują dostaw w konkretnych godzinach.
W takich sytuacjach problemem przestaje być samo wyznaczenie drogi między punktami. Znacznie ważniejsze staje się odpowiednie zaplanowanie całego dnia pracy.
Program do planowania tras czy Google Maps?
To jedno z najczęściej zadawanych pytań.
Google Maps doskonale sprawdza się jako nawigacja. Pokazuje aktualną sytuację na drogach, wyznacza trasę pomiędzy punktami i pomaga kierowcy dotrzeć do celu.
Nie został jednak zaprojektowany do zarządzania pracą całej floty.
Program do planowania tras potrafi znacznie więcej.
Oprócz samego wyznaczenia trasy uwzględnia między innymi:
- liczbę dostępnych kierowców,
- pojemność pojazdów,
- okna czasowe klientów,
- czas pracy kierowców,
- priorytety zleceń,
- automatyczny podział tras pomiędzy pojazdy.
Dzięki temu dyspozytor nie musi ręcznie sprawdzać wielu możliwych wariantów ani za każdym razem układać planu od początku.
Zobacz artykuł na temat planowania tras dostaw z wykorzystaniem Google Maps
Na co zwrócić uwagę wybierając program do planowania tras?
Nie wszystkie systemy oferują te same możliwości. Przed podjęciem decyzji warto sprawdzić, czy wybrane rozwiązanie rzeczywiście odpowiada potrzebom firmy.
Automatyczne planowanie tras
To podstawowa funkcja dobrego programu.
Po zaimportowaniu adresów system powinien automatycznie zaproponować kolejność realizacji zleceń, zamiast wymagać ręcznego układania każdej trasy.
Im więcej punktów obsługuje firma, tym większa oszczędność czasu.
Optymalizacja tras
Wyznaczenie trasy i jej optymalizacja to nie to samo.
Dobry program analizuje wiele możliwych wariantów i wybiera taki, który pozwala lepiej wykorzystać flotę oraz ograniczyć liczbę przejechanych kilometrów.
W praktyce oznacza to krótszy czas planowania i bardziej efektywną organizację transportu.
Obsługa wielu kierowców
Jeżeli firma posiada więcej niż jeden pojazd, program powinien automatycznie rozdzielać zadania pomiędzy kierowców.
Ręczne przypisywanie kilkudziesięciu zleceń każdego dnia szybko staje się czasochłonne i zwiększa ryzyko błędów.
Aplikacja dla kierowców
Nowoczesne systemy nie kończą swojej roli na przygotowaniu harmonogramu.
Kierowca powinien otrzymać trasę bezpośrednio w aplikacji mobilnej wraz z:
- listą punktów,
- danymi klientów,
- numerami telefonów,
- uwagami do zlecenia,
- możliwością potwierdzenia realizacji.
Dzięki temu nie ma potrzeby drukowania trasówek ani przekazywania zmian telefonicznie.
Monitoring GPS
Dobra aplikacja do planowania tras powinna umożliwiać również bieżące monitorowanie realizacji zleceń.
Pozwala to szybko reagować na opóźnienia, zmieniać harmonogram i lepiej planować kolejne dostawy.
Integracje
Jeżeli firma korzysta już z systemu ERP, CRM lub platformy e-commerce, warto sprawdzić możliwość integracji.
Automatyczna wymiana danych ogranicza liczbę ręcznie wykonywanych czynności i zmniejsza ryzyko pomyłek.
Jakich błędów unikać przy wyborze programu do planowania tras?
Zakup programu do planowania tras to inwestycja na kilka lat. Warto więc poświęcić chwilę na porównanie dostępnych rozwiązań, zamiast kierować się wyłącznie ceną lub liczbą funkcji.
Poniżej przedstawiamy najczęstsze błędy, które mogą utrudnić późniejszą pracę.
Wybór programu wyłącznie na podstawie ceny
Najtańsze rozwiązanie nie zawsze okazuje się najbardziej opłacalne.
Jeżeli program nie pozwala automatycznie planować tras, nie obsługuje wielu kierowców lub wymaga ręcznego wprowadzania danych, oszczędność na abonamencie może szybko zostać zniwelowana przez dodatkowy czas pracy dyspozytorów.
Przed podjęciem decyzji warto odpowiedzieć sobie na jedno pytanie: czy program rzeczywiście usprawni codzienną organizację transportu?
Pomijanie możliwości integracji
W wielu firmach informacje o klientach i zleceniach znajdują się już w systemach ERP, CRM lub platformach sprzedażowych.
Jeżeli program do planowania tras nie umożliwia importu danych lub integracji z wykorzystywanymi narzędziami, pracownicy będą zmuszeni do ręcznego przepisywania zleceń.
To nie tylko wydłuża pracę, ale również zwiększa ryzyko pomyłek.
Brak wersji testowej
Każda firma planuje transport w nieco inny sposób.
Dlatego przed zakupem warto sprawdzić, czy producent umożliwia przetestowanie systemu na własnych danych.
Dopiero podczas codziennej pracy można ocenić, czy program jest intuicyjny, szybko wyznacza trasy i odpowiada rzeczywistym potrzebom zespołu.
Czy darmowy program do planowania tras wystarczy?
To jedno z najczęściej pojawiających się pytań.
Odpowiedź brzmi: to zależy od skali działalności.
Jeżeli firma posiada jeden samochód i realizuje kilka wizyt dziennie, darmowe narzędzia mogą być wystarczające.
Sytuacja zmienia się jednak wraz ze wzrostem liczby zleceń.
W pewnym momencie największym problemem przestaje być samo wyznaczenie trasy, a zaczyna nim być:
- podział zadań pomiędzy kierowców,
- szybkie reagowanie na zmiany,
- kontrola realizacji dostaw,
- ograniczenie pustych przebiegów,
- monitorowanie pracy floty.
To właśnie wtedy firmy najczęściej decydują się na wdrożenie bardziej rozbudowanego programu do planowania tras.
Nie każda firma potrzebuje od razu rozbudowanego systemu. Jeżeli planujesz trasy dla jednego pojazdu, warto sprawdzić, czy wystarczy darmowy program do planowania tras. Przykładem jest Routimo Lite – bezpłatna wersja, z której można korzystać bez ograniczenia czasowego. Umożliwia planowanie i optymalizację tras dla jednego pojazdu, do 10 punktów na trasie oraz korzystanie z aplikacji mobilnej kierowcy. Jeżeli z czasem potrzeby firmy wzrosną, można przejść na bardziej rozbudowaną wersję systemu.
Program do planowania tras kierowców – dla kogo będzie najlepszym rozwiązaniem?
Program do planowania tras kojarzy się przede wszystkim z firmami transportowymi, jednak dziś korzystają z niego również przedsiębiorstwa z wielu innych branż. Wszędzie tam, gdzie pracownicy każdego dnia odwiedzają wielu klientów lub realizują dostawy, odpowiednie planowanie tras pozwala lepiej wykorzystać czas i flotę.
Najczęściej z takich rozwiązań korzystają:
- firmy transportowe i spedycyjne,
- firmy kurierskie oraz realizujące dostawy ostatniej mili,
- hurtownie i dystrybutorzy,
- firmy serwisowe i techniczne,
- przedstawiciele handlowi,
- firmy instalacyjne i montażowe,
- transport medyczny,
- przedsiębiorstwa posiadające własną flotę pojazdów.
Niezależnie od branży cel pozostaje taki sam – sprawniej planować trasy, ograniczać liczbę pustych przebiegów i efektywniej wykorzystywać dostępne pojazdy.
Jak wybrać program dopasowany do swojej firmy?
Nie istnieje jedno rozwiązanie idealne dla wszystkich.
Przed wyborem warto zastanowić się nad kilkoma kwestiami:
- Ilu kierowców pracuje każdego dnia?
- Ile punktów obsługujesz podczas jednej trasy?
- Czy klienci mają określone okna czasowe?
- Czy potrzebujesz monitoringu GPS?
- Czy program powinien współpracować z innymi systemami używanymi w firmie?
- Czy kierowcy będą korzystać z aplikacji mobilnej?
Odpowiedzi na te pytania pozwolą zawęzić wybór i skupić się na rozwiązaniach, które rzeczywiście usprawnią organizację transportu.
Podsumowanie
Dobry program do planowania tras nie powinien być wybierany wyłącznie na podstawie liczby funkcji. Znacznie ważniejsze jest to, czy odpowiada sposobowi pracy Twojej firmy i pomaga rozwiązać codzienne problemy związane z organizacją transportu.
Jeżeli planowanie tras zajmuje coraz więcej czasu, kierowcy obsługują wiele punktów każdego dnia, a harmonogram często wymaga zmian, warto przetestować rozwiązanie, które automatyzuje ten proces.
Większość producentów udostępnia wersje demonstracyjne lub okres próbny. To najlepszy sposób, aby sprawdzić, czy program rzeczywiście usprawni pracę zespołu i ułatwi planowanie tras w codziennej działalności.
Jeżeli chcesz sprawdzić, jak takie rozwiązanie działa w praktyce, przetestuj Routimo i zobacz, jak może usprawnić planowanie tras oraz codzienną organizację transportu.
Wypróbuj Routimo przez 7 dni za darmo.