Zarządzanie flotą samochodową wiąże się z coraz większymi wyzwaniami kosztowymi. Wydatki na paliwo, leasing, ubezpieczenia, serwis i naprawy pojazdów mają bezpośredni wpływ na rentowność działalności transportowej. W takiej sytuacji nawet pozornie niewielkie błędy organizacyjne mogą generować dodatkowe koszty.
Zarządzanie flotą nie musi jednak oznaczać nieustannego zwiększania wydatków. W wielu firmach niepotrzebne koszty wynikają z ręcznego planowania tras, nierównomiernego podziału zadań oraz niewystarczającego wykorzystania pojazdów i czasu pracy kierowców. Automatyczna optymalizacja tras pomaga identyfikować te problemy i ograniczać ich skutki. Skala możliwych oszczędności zależy od organizacji pracy, liczby zleceń i dotychczasowego sposobu planowania.
Przedstawiamy trzy częste błędy w zarządzaniu flotą samochodową, które mogą zwiększać koszty operacyjne, oraz sposoby na ich ograniczenie.
Wciąż ręcznie planujesz trasy
Jeszcze kilkanaście lat temu ręczne planowanie tras było standardem. Dyspozytorzy korzystali z papierowych map i samodzielnie ustalali kolejność odwiedzanych punktów. Dziś wiele firm nadal wspomaga się prostymi narzędziami, takimi jak Google Maps. Choć ułatwiają one nawigację, nie zawsze wystarczają do efektywnego planowania wielu tras i zleceń jednocześnie.
Ręczne układanie tras jest czasochłonnym, powtarzalnym procesem, w którym łatwo o pomyłki. Koordynator musi uwzględnić adresy dostaw, dostępność pojazdów, godziny pracy kierowców, okna czasowe i inne ograniczenia operacyjne.
Obecnie zadania te mogą wspierać systemy do planowania i optymalizacji tras. Oprogramowanie automatycznie analizuje dostępne dane i pomaga wyznaczać efektywne przejazdy, ograniczając czas potrzebny na przygotowanie harmonogramów oraz ryzyko błędów.
Ręczne układanie tras może zajmować koordynatorom znaczną część dnia pracy, szczególnie gdy firma realizuje wiele dostaw w różnych lokalizacjach. Automatyzacja pozwala ograniczyć czas poświęcany na powtarzalne czynności i przeznaczyć go na obsługę zleceń, kontakt z kierowcami oraz reagowanie na bieżące zmiany.
Zadania dla kierowców są rozłożone nierównomiernie
Codzienne wyznaczanie trasówek samo w sobie jest czasochłonne. Dodatkowym wyzwaniem jest przypisanie zleceń do konkretnych regionów i sprawiedliwy podział pracy pomiędzy kierowców.
W niektórych firmach obszary obsługi zostały ustalone wiele lat temu i nie są dostosowywane do zmieniającej się liczby klientów czy lokalizacji dostaw. Zdarza się również sytuacja odwrotna: regiony są modyfikowane tak często, że kierowcy mają trudności z przewidzeniem zakresu swoich codziennych obowiązków.
Nierównomierny podział zadań może generować dodatkowe koszty. Wyobraźmy sobie sytuację, w której jeden kierowca realizuje dużą liczbę dostaw i regularnie pracuje w nadgodzinach, podczas gdy drugi ma znacznie mniej zleceń i pokonuje niepotrzebne kilometry.
W pierwszym przypadku firma ponosi wyższe koszty pracy, a w drugim nie wykorzystuje w pełni dostępnego pojazdu i czasu kierowcy. Dochodzą do tego wydatki na paliwo, eksploatację samochodu i obsługę przejazdów, które nie przynoszą odpowiednich korzyści.
Przy większej liczbie pojazdów skala problemu może być znacząca.
Odpowiednie wyznaczenie regionów i równomierne rozłożenie zadań pomaga ograniczyć te straty. Systemy do planowania tras mogą wspierać ten proces, uwzględniając między innymi:
-
adresy i lokalizacje dostaw,
-
liczbę oraz parametry dostępnych pojazdów,
-
dostępność kierowców,
-
liczbę zleceń przypisanych do poszczególnych obszarów,
-
ograniczenia czasowe i drogowe, zależnie od możliwości systemu.
Dzięki uwzględnieniu dostępnych danych oprogramowanie może pomóc w bardziej równomiernym podziale pracy i ograniczeniu zbędnych przejazdów. W przypadku zmian warunków drogowych, liczby zamówień lub dostępności pojazdów konieczne może być ponowne przeliczenie tras.
Takie podejście ułatwia dostosowanie organizacji pracy do rzeczywistego obciążenia floty.
Nie wykorzystujesz w pełni możliwości floty pojazdów i pracowników
Planowanie tras i zarządzanie flotą samochodową często odbywają się pod presją czasu. Koordynator przygotowuje harmonogram na kolejny dzień, jednocześnie odbierając telefony od kierowców i klientów. Kierowcy mierzą się z korkami, ograniczeniami drogowymi, problemami z parkowaniem i dużą liczbą punktów dostaw.
W takich warunkach może się wydawać, że firma osiągnęła już maksymalną wydajność. Każde dodatkowe zlecenie oznaczałoby konieczność zatrudnienia kolejnego kierowcy, zakupu pojazdu lub wydłużenia czasu pracy.
Nie zawsze jednak tak jest.
Lepsze planowanie tras i równomierny podział zleceń mogą pozwolić obsłużyć więcej punktów dostaw przy tych samych zasobach. Rzeczywisty wzrost wydajności zależy od liczby zleceń, obszaru działania oraz dotychczasowej organizacji pracy.
System do planowania i optymalizacji tras pomaga wykorzystać dostępny potencjał floty poprzez:
-
wyznaczanie efektywniejszej kolejności odwiedzanych punktów,
-
ograniczanie niepotrzebnych kilometrów,
-
bardziej równomierny podział zleceń pomiędzy kierowców,
-
uwzględnianie okien czasowych i ograniczeń pojazdów,
-
skracanie czasu potrzebnego na przygotowanie planów przejazdu.
Prawidłowe wyznaczanie regionów, lepszy podział pracy oraz planowanie krótszych i sprawniejszych tras mogą przynieść oszczędności czasu zarówno kierowcom, jak i koordynatorom.
W rezultacie firma może zyskać możliwość przyjmowania dodatkowych zleceń bez natychmiastowego zwiększania liczby pojazdów. Nie jest to jednak gwarantowany efekt każdego wdrożenia — warto sprawdzić go na podstawie rzeczywistych danych operacyjnych.
Planowanie tras to podwójna korzyść dla floty samochodowej
Automatyczne planowanie tras może przynieść firmie dwie korzyści: ograniczenie kosztów operacyjnych oraz lepsze wykorzystanie dostępnych pojazdów i czasu pracy kierowców.
Krótsze trasy, mniej pustych przejazdów i sprawniejszy podział zleceń mogą przełożyć się na oszczędności. W niektórych przypadkach efektywniejsza organizacja pracy pozwala również obsługiwać dodatkowe dostawy bez powiększania floty.
Warto jednak pamiętać, że rezultaty optymalizacji zależą od specyfiki działalności. Inne możliwości poprawy efektywności ma firma realizująca kilkanaście dostaw dziennie, a inne przedsiębiorstwo obsługujące setki punktów w wielu regionach.
Dlatego przed podjęciem decyzji o wdrożeniu warto porównać obecne koszty i sposób planowania z trasami przygotowanymi przez system optymalizacyjny.
Więcej o zależności między planowaniem tras, zużyciem paliwa i kosztami przewozów przeczytasz w naszym artykule „Optymalizacja tras a koszty transportu – podejście Routimo do rosnących cen paliwa”, opublikowanym na portalu branżowym Log24.
Chcesz sprawdzić, jakie oszczędności może przynieść optymalizacja tras w Twojej firmie? Umów się na bezpłatną konsultację lub skorzystaj z wersji próbnej systemu Routimo.