Outsourcing transportu to nie raz dobra decyzja — pozwala on na wygenerowanie znacznych oszczędności oraz skupienie się na celach strategicznych. Jednakże większość przedsiębiorców obawia się delegowania usług transportowych ze względu na brak kontroli nad realizowanymi zadaniami. W tym artykule rozwiewamy wątpliwości. Czytaj dalej, a dowiesz się, jakie są zalety i wady outsourcingu logistycznego, kiedy warto się na niego zdecydować oraz jak monitorować jakość świadczonych usług. 

Czym jest outsourcing transportu?

Outsourcing usług transportowych świadczą doświadczone firmy logistyczne, których praca polega na realizowaniu zadań zleconych przez inne przedsiębiorstwa. Dobre firmy outsourcingowe posiadają dużą flotę pojazdów przeznaczonych do różnych działań oraz wykwalifikowaną kadrę kierowców i koordynatorów. Praca takich firm polega na przejęciu funkcji działu transportu i procesów, które w innych wypadku odbywałyby się wewnątrz przedsiębiorstwa. Niemniej outsourcing logistyczny nie jest jedynie „umową-zleceniem” — współpraca charakteryzuje się długoterminowością oraz partnerskim podejściem obu firm. Outsourcing usług transportowych może zarządzać całym łańcuchem dostaw przedsiębiorstwa lub tylko jego częścią. 

Kiedy warto zrezygnować z wewnętrznego działu logistyki?

Aktualnie o sukcesie firm nie decyduje już tylko jakość produktów i usług, ani nawet odpowiedni marketing. Coraz większe znaczenie przypisuje się terminowym oraz tanim, o ile nie bezpłatnym, dostawom. Z tego względu prowadzenie własnego działu logistyki jest skomplikowanym i kosztownym elementem zarządzania biznesem. 

Do pewnego momentu prowadzenie wewnętrznego działu transportu może być wygodnym rozwiązaniem. Zapewnia to możliwość nadzorowania prac i wydatków a dopóki firma dysponuje zaledwie kilkoma pojazdami, trasy można skutecznie planować i realizować. Problemy zaczynają się pojawiać, gdy zapotrzebowanie na usługi transportowe i wielkość floty rośnie. Jeżeli firma nie ma ambicji, aby stworzyć dużą i prężnie działającą flotę, to nieumiejętne utrzymywanie własnego działu prowadzi do wielu błędów, opóźnień oraz strat. 

Stworzenie struktury organizacyjnej wymaga nakładów finansowych, co wiąże się z zatrudnieniem kierowców, kosztami zakupu lub leasingu pojazdów oraz zużycia paliwa i napraw — nie wspominając o problemach związanych z optymalizacją tras i samą dostawą. Według badań koszt amortyzacji pojazdów to nawet 20% wydatków działu, a kolejne 25% kosztów stanowi sama praca działu logistyki. 

W takim wypadku lepiej jest zdecydować się na outsourcing logistyczny i pozwolić ekspertom przejąć odpowiedzialność za realizację transportu.

Zalety outsourcingu logistycznego

Co może zyskać firma delegująca transport do firmy zewnętrznej? Z pewnością możliwość skupienia swoich działań na rozwoju biznesu oraz realizacji strategii przedsiębiorstwa. To dużo więcej niż mogłoby się wydawać. Firma outsourcingowa bierze na swoje barki zaplanowanie i realizację dostaw oraz czuwa nad całością procesu aż do momentu dostarczenia towarów do klienta końcowego. Jednocześnie outsourcing logistyczny może przejąć wszelkie czynności związane ze znakowaniem, pakowaniem, sortowaniem i magazynowaniem produktów. Firma delegująca otrzymuje odpowiednio przetworzone dane i gotowe raporty, co zdecydowanie ułatwia prowadzenie biznesu.

Dobry outsourcing logistyczny zapewnia:

  • szybkie dostarczanie towarów,
  • terminowość dostaw,
  • zarządzanie księgowością,
  • redukcję kosztów.

Czy outsourcing usług logistycznych zawsze jest dobrym rozwiązaniem?

Czy jednak outsourcing usług transportowych jest rozwiązaniem wszelkich problemów i lekiem na całe zło? Niekoniecznie. Ważne jest, aby wybrać odpowiedniego usługodawcę i stworzyć z nim trwałą i partnerską relację. 

Według analizy Deloitte Advisory aż 30% przedsiębiorców uczestniczących w ich badaniu było niezadowolonych z zawartych umów outsourcingowych, natomiast 39% z nich zmieniło firmę outsourcingową na inną ze względu na niską jakość realizowanych usług. Pokazuje to, jak ważne jest zbudowanie odpowiedniej relacji oraz płynność w przekazywaniu informacji, szczególnie że transport zawsze będzie elementem generującym największe koszty logistyki towarów. 

Jak korzystać z outsourcingu transportu, aby być zadowolonym ze współpracy

Na szczęście z pomocą przychodzi technologia. Podstawą skutecznej współpracy może być wykorzystywanie tego samego oprogramowania przez obie strony, które zapewni pełny podgląd realizowanych działań, łatwiejsze delegowanie nowych zadań oraz skuteczniejsze raportowanie. Takie oprogramowanie pozwala na monitorowanie pracy usługodawcy, jednak bez konieczności angażowania się w realizowanie działań. 

Optymalizator tras — oprogramowanie, które najlepiej nadaje się do tego celu — pozwala obu stronom budować trwalszą relację opartą na zaufaniu. Tak, zaufaniu, ponieważ firma logistyczna korzystająca z takiego rozwiązania pokazuje klientowi, że nie ma nic do ukrycia i odpowiednio realizuje wyznaczone zadania. Możliwość podglądu tras i realizacji celów w czasie rzeczywistym wzmacnia współpracę i uspokaja zleceniodawcę. To właśnie niepokój o odpowiednią realizację działań przez outsourcing logistyczny powoduje wiele napięć i nieporozumień pomiędzy stronami. 

Posługiwanie się obu firm optymalizatorem tras niewątpliwie zapewnia transparentność współpracy, jednak nie są to wszystkie korzyści płynące z tego rozwiązania. Dostęp do aplikacji umożliwia prostsze rozliczanie się niezależnie od rodzaju umowy (rozliczanie się według kilometrówki czy za zrealizowaną usługę), ponieważ system zbiera wszystkie te dane, a nawet umożliwia automatyczne generowanie z nich raportów. Usprawnia to pracę również po stronie outsourcingu logistycznego i pozwala na regularne przesyłanie podsumowań.  

Jednocześnie dodatkowe funkcje systemu, takie jak możliwość wykonywania zdjęć w miejscu dostawy, które potwierdzają wykonanie każdego poszczególnego zlecenia oraz są dowodem w przypadku wpłynięcia zażalenia ze strony klienta, czy notyfikacje sms pozwalają nie tylko usprawnić współpracę, ale również zapewnić dodatkowe funkcjonalności.

Niemniej główną cechą optymalizatora tras jest generowanie oszczędności wynikających z lepszego planowania tras. System do wyznaczania tras pozwala układać krótsze i bardziej dogodne trasówki, dzięki czemu zmniejszone jest zużycie paliwa oraz pokonywane odległości, co stanowi korzyść dla obu stron. 

Jeżeli planujesz podjąć współpracę z firmą outsourcingową, wybierz taką, która już korzysta z rozwiązania do planowania tras (np. Routimo). Jeżeli jednak Twoje przedsiębiorstwo ma już podpisaną umowę o outsourcing usług transportowych, spróbuj podsunąć to rozwiązanie swojemu dostawcy. Zapewni ono obu stronom obopólne korzyści.