Ręczne układanie trasówek w firmach zazwyczaj odbywa się w Excelu i na mapach Google. Początkowo spełnia to swoją rolę jednak z czasem okazuje się, że potrzeba czegoś wydajniejszego. Potrzeba oprogramowania, które automatycznie zaplanuje trasy a koordynator zamiast ręcznego „dłubania” w plikach skupi się na ich analizie. Poniższe 3 sposoby na redukcję kilometrów bądź czasu tras zakładają właśnie wykorzystanie oprogramowania do planowania tras.

Zmiana kolejności adresów w ramach trasy

Choć kierowcy doskonale znają trasy to okazuje się, że wystarczy czasem TYLKO zmienić kolejność odwiedzanych adresów by zaoszczędzić kilometry. Pokazuje to prosty przykład jednego z naszych klientów;

  • Firma z branży dostawczej
  • Adresy do odwiedzenia: 85
  • Trasa przed optymalizacją: 266 km
  • Trasa po optymalizacji: 221 km
  • Redukcja dystansu: 45km / 17%

Skąd tak duża redukcja dystansu? Okazało się, że kierowcy mieli nawyk wjeżdżania do miejscowości i „robienia kółek” po wszystkich adresach by w następnej kolejności realizować odwiedziny w punktach w kolejnych miejscowościach. Wystarczyło tak zaplanować trasę, aby kierowca po wjeździe do miejscowości odwiedzał adresy tylko po prawej stronie. W drodze powrotnej pracownik zaś miał za zadanie odwiedzić adresy po drugiej stronie ulicy.

To pokazuje, że czasem tylko inna kolejność realizowanych punktów na trasie wystarczy do wygenerowania dużych oszczędności.

Nowe regiony pracy

Przedstawiciele handlowi, merchandiserzy, serwisanci, konwojenci czy dostawcy często od miesięcy czy nawet lat obsługują te same rejony pracy. Znają klientów a klienci znają ich. Do tego dochodzi wiedza na temat indywidualnych potrzeb danej firmy, którą obsługują co tylko utwierdza organizację w utrzymaniu statusu quo.

Wiele firm dochodzi jednak do wniosku, że część prac realizowanych przez pracowników w terenie może być realizowana bez sztywnego podziału regionów. Alternatywnie w oparciu o nowe bardziej optymalne regiony pracy.

Skoro zmieniają się pracownicy oraz klienci to nie sposób utrzymywać tej samej efektywności w oparciu o ten sam stały podział regionów.

Często jest tak, że Pan Jan Kowalski odwiedza swojego klienta tylko dlatego, że robi tak od lat. Okazuje się jednak, że Pan Janek specjalnie jedzie do niego 5 km, podczas gdy obok od kilku miesięcy działa już nowy Przedstawiciel, który ma do tego klienta po drodze. Takich przykładów przy 30-50 pracownikach są setki co oznacza setki możliwości na lepsze planowanie tras. Nawet jeśli założymy, że dla niektórych strategicznych klientów nie chcemy zmieniać przedstawiciela.

Jak realizowane są nowe regiony pracy?

  1. Spisujemy czas i dystans każdego z pracowników przez okres 1-2 miesięcy.
  2. „Wrzucamy” wszystkich klientów do jednego zbioru bez dotychczasowych przypisań do pracownika / regionu.
  3. Generujemy trasówki na okres 1-3 miesięcy.
  4. Realizujemy trasówki przez ten okres i sprawdzamy realne oszczędności w porównaniu do wyników sprzed optymalizacji.
  5. W następnej kolejności ustawiamy nowe regiony pracy, gdzie przypisujemy 1-5 pracowników do wybranego regionu na podstawie najbardziej optymalnych scenariuszów.

Zmiana parametrów tras

Istnieje szereg parametrów pracy, które mają wpływ na efektywność wykorzystania posiadanych pojazdów i zatrudnionych pracowników. Warto regularnie wykonywać symulacje optymalizacji tras w oparciu o scenariusze by analizować nowe możliwości organizacji pracy. Poniżej prezentujemy przykładowe trzy parametry planowania tras:

  1. Godziny pracy – często istnieje sztywny podział pracy np. 8:00-16:00. Może się jednak okazać, że inne godzin są bardziej optymalne – mniejszy ruchu na drogach czy większa wygoda dla pracownika. np. 10:00-18:00 czy 6:00-14:00.
  2. Równomierne rozłożenie pracy – jeśli wszyscy pracownicy są na umowie stałej to można równomiernie rozłożyć obciążenie pracy. Jeśli pracownicy mają płacone za zadania czy kilometry to będzie można przyjąć wariant, w którym rozkładamy pracę na minimalną liczbę pojazdów. Ten wariant sprawdza się także jeżeli jest 2 pracowników na pojazd i wysłanie kolejnej ekipy w teren to koszt dla organizacji.
  3. Priorytet optymalizacji – w zależności od umów z pracownikami firmy preferują różne priorytety planowania tras dla swoich zespołów. Dla jednych lepszy będzie czas (trudno znaleźć nowe osoby do pracy) a dla innych dystans (rozliczenie za przejechane km).

Test na Twoich danych

Rekomendujemy przetestowanie pierwszego sposoby optymalizacji i zmianę kolejności adresów dla jednej z tras w Twojej firmie. Wystarczy, że wypełnisz formularz by otrzymać bezpłatne demo na 7 dni oraz ofertę na narzędzie Routimo.