System Routimo został stworzony jako program do planowania trasy flot pojazdów. Jego działanie z założenia ma wpływać na efektywność łańcucha dostaw, a dokładniej na jego usprawnienie. Niemniej jednak pragniemy rozwijać nasz system, aby mógł jeszcze lepiej spełniać swoje zadania.
Z tego względu wprowadziliśmy zupełnie nową opcję, która umożliwia wykonanie zdjęcia w miejscu dostawy. Ta pozornie niewielka funkcja może mieć ogromne znaczenie na usprawnienie pracy dostawców.
Pomyłki w trakcie dostaw skutkują niepotrzebnymi kosztami
Twoja firma realizuje codziennie dziesiątki, a może nawet setki przejazdów. Planowanie dostaw to zadanie wymagające skrupulatnego planowania oraz konieczności codziennego rozwiązywania sytuacji, również tych nieoczekiwanych.
Zrealizowanie licznych dostaw jest również wyzwaniem dla kurierów. Przejazdy często są wykonywane w systemie zmianowym, o różnych porach dnia i nocy, co może wpływać na popełnianie pomyłek. Natomiast wszelkie błędy w dostawach, skutkują nadplanowymi zadaniami dla pracowników biurowych, którzy są odpowiedzialni za kontakt z klientem.
Generuje to dodatkowe godziny pracy, zarówno dla pracowników w biurze, jak i kurierów, którzy muszą wykonać dodatkowy kurs w ramach naprawy pomyłki. Są to niepotrzebne koszty, których lepiej unikać.
Obraz jest wart więcej niż 1000 słów
Wspomnieliśmy, że nowa funkcja Routimo umożliwia wykonanie zdjęcia w miejscu dostawy. Możesz się zastanawiać w jaki sposób ma to wpływać na efektywność łańcucha dostaw i zmniejszenie liczby błędów w trakcie jego realizacji?
Aplikacja, w którą są wyposażeni kurierzy na urządzeniach mobilnych, pozwala na zrobienie zdjęć dokładnie w miejscu i czasie realizowania dostawy. Oznacza to, że każda dostawa może zostać udokumentowana zdjęciami, które będą:
- przypisane do konkretnego zlecenia,
- oznaczone godziną wykonania,
- oznaczone lokalizacją pobraną z urządzenia.
Są to trzy podstawowe dane, które będą świadczyły o prawidłowej lub nieodpowiedniej realizacji usługi. Program do planowania trasy umożliwia tworzenie notatek, jednak są one bardziej czasochłonne niż robienie zdjęć. Ponadto zdjęcia szybciej dostarczą informacji np. o stanie przesyłki w momencie dostawy.
Planowanie dostaw jest łatwiejsze, gdy zwiększamy skuteczność realizacji aktualnych zleceń
Pomyłki w realizacji dostaw najczęściej skutkują skargami lub reklamacjami ze strony klientów. Trafiają one do pracowników w biurze, którzy niejednokrotnie nie są w stanie udzielić szybkiej odpowiedzi klientowi, bo bez kontaktu z kurierem nie mogą dociec do sedna sprawy. Posiadanie zdjęć zamówienia, na które wpłynęła skarga, może znacznie przyspieszyć rozwiązywanie spraw, a nawet całkowicie je rozstrzygać. Zdjęcia jako dowód dostawy to również zapobieganie nadużyciom ze strony odbiorców, które również się zdarzają np. przy dostawach diet pudełkowych.
Dodatkową korzyścią z wprowadzenia tego rozwiązania jest brak konieczności pilnowania swoich dostawców. Dane ze zdjęć będą świadczyły o tym, czy kurier znajdował się w odpowiednim miejscu i czasie oraz pokażą, na ile wywiązał się ze swoich obowiązków. Monitorując takie dane, można sprawdzać dokładność działań pracowników terenowych i wcześniej wyłapywać ewentualne niedociągnięcia. Dzięki temu można zawczasu wyeliminować wiele błędów i zwiększać skuteczność realizacji zleceń.
Nowa funkcja jako narzędzie ułatwiające pracę dostawcom
Wprowadzenie w twojej organizacji konieczności wykonywania zdjęć przesyłek może przynieść korzyści nie tylko firmie, ale również samym dostawcom. Szybko zorientują się, że jest to narzędzie, które może efektywnie wspomóc ich pracę.
Ze względu na powtarzalność czynności, dostawcy często wykonują swoją pracę w sposób automatyczny, co może prowadzić do pomyłek. Zrobienie zdjęć zajmuje zaledwie chwilę, jednak jest ważnym momentem w trakcie dostawy. Pozwala ono przyciągnąć uwagę kuriera do tego czy paczka jest w dobrym stanie (nie została rozerwana lub zdeformowana) oraz czy znajduje się ona pod dobrymi drzwiami. Niekiedy, szczególnie w przypadku dostarczania drobnych przesyłek, pod jednym adresem należy zrealizować kilka przesyłek, które łatwo ze sobą pomylić.
Funkcja robienia zdjęć może stać się narzędziem, które dostawcy będą wykorzystywać jako potwierdzenie dokładności, z jaką wykonują swoje zadania. Ponadto zdjęcia mogą posłużyć jako świadectwo, że w ogóle wykonali zlecenie w przypadku zaginięcia paczki.
Zaplanuj trasę i bądź spokojny o jej prawidłową realizację.
Krótko mówiąc, korzystanie z funkcji robienia zdjęć pomoże w:
- zmniejszeniu liczby źle zrealizowanych dostaw,
- przyspieszeniu pracy zespołu zarówno w terenie, jak i w biurze,
- zmniejszeniu ilości skarg i reklamacji,
- zwiększeniu zadowolenia klientów z usług twojej firmy.
Zobacz na poniższym obrazku, jakie to proste. W każdym zleceniu tuż obok miejsca na notatki, widnieje ikonka zdjęcia. Po jej kliknięciu otwiera się aparat, a po wykonaniu zdjęcia automatycznie zapisuje się ono w aplikacji.
Takie zdjęcie będzie widoczne z poziomu aplikacji mobilnej oraz oprogramowania desktopowego. Zdjęcie wykonane przez aplikację będzie wyglądało w ten sposób na desktopie:
Nie każdy program do planowania trasy posiada tego rodzaju opcję. Dlatego podczas wyboru dostawcy oprogramowania, warto zwrócić uwagę, czy aplikacja umożliwia wykonanie zdjęcia przez kuriera. Oprogramowanie Routimo je posiada. Po więcej szczegółów dotyczących systemów skontaktuj się z naszym zespołem.