System do planowania tras przejazdów potrafi wygenerować znaczne oszczędności, to fakt. Niestety, technologia niedostosowana do potrzeb danej floty pojazdów lub będąca po prostu trudna w użytkowaniu, może nie przynieść oczekiwanych efektów. Dziś opowiemy o tym, na co zwracać uwagę przy wyborze systemu do planowania tras przejazdów.

1. Wielkość i potrzeby floty

Skład i wielkość zespołu będzie czynnikiem, który wpływa na wybór oprogramowania do planowania i optymalizacji tras. Oprogramowania mobilnego będą używać kierowcy, a webowego dyspozytorzy. Należy pomyśleć o tych dwóch grupach, używanym przez nich sprzęcie, ich oczekiwaniach i umiejętnościach. Łatwość użytkowania jest cechą systemu, na którą trzeba zwrócić szczególna uwagę. Aplikacje przyjazne użytkownikom są szybko wdrażane, nie wymagają długich szkoleń. Jeżeli flota realizuje zlecenia w sposób niestandardowy, warto dowiedzieć się, czy planer tras może zostać rozbudowany o indywidualne funkcjonalności i jak długo będą one realizowane.

2. Kluczowe funkcje

Znając już potrzeby zespołu, należy zapoznać się z funkcjami dostępnymi w optymalizatorze tras i skonfrontować je z wyzwaniami swojej organizacji. Do przydatnych, niestandardowych funkcji, których trzeba szukać w planerze tras należą:

  • automatyczne planowanie tras z uwzględnieniem wielu warunków, np. okna czasowe, ładowność pojazdu, harmonogramy, priorytety,
  • śledzenie GPS, tracking kierowcy i wykonywanych działań,
  • ETA (Estimated Time of Arrival) – wysyłanie powiadomień do klientów o terminie realizacji dostawy/zlecenia,
  • POD (Proof of Delivery)- dołączanie zdjęć do zadania jako dowód realizacji dostawy
  • raporty,
  • regionalizacja,
  • automatyczna kontrola realizacji zadań zgodnie z planem (lokalizacja, czas, status)

3. Budżet

Cena jest istotnym czynnikiem wyboru oprogramowania. Porównując ceny planerów tras należy brać pod uwagę wiele czynników, takich jak: zakres funkcjonalny, serwis, szkolenie, model zakupu, opłaty dodatkowe. Producenci oprogramowania do wyznaczania tras zazwyczaj sprzedają je na zasadzie licencji od pojazdu, czyli cena jest zależna od wielkości floty. Warto rozważyć, aby oprogramowanie było dostępne w modelu SaaS (Software as a Service), taka forma zapewnia cykliczne płatności za użytkowanie oprogramowania. System w modelu SaaS, to również możliwość elastycznego dostosowania aplikacji do zmian wielkości organizacji, np. redukcji liczby licencji.

4. Przetestuj przed zakupem

Planowanie tras przejazdów bez odpowiedniego narzędzia jest czasochłonne i kosztowne, jednak wyznaczanie tras z niedostosowanym systemem do potrzeb firmy może wprowadzić dodatkowy chaos organizacyjny. Dlatego tak istotny jest darmowy okres próbny, umożliwia on sprawdzenie, czy aplikacja odpowiada wymaganiom firmowej floty. W niektórych przypadkach, np. optymalizatora tras Routimo, istnieje możliwość przetestowania systemu z wykorzystaniem danych firmowych klienta, dzięki czemu można porównać trasy zaplanowane ręcznie do tych z systemu i obliczyć realne oszczędności finansowe dla firmy.

5. Serwis w języku polskim

Na rynku polskim są zagraniczne firmy wchodzące z ofertą systemów do wyznaczania tras. Niestety, nawet jeśli ich aplikacje są przetłumaczone, to ich serwis może sobie nie poradzić z obsługą w języku polskim. Podobnie sytuacja będzie wyglądała w przypadku wyboru aplikacji i obsługi w języku angielskim — z pewnością spowolni to pracowników oraz wpłynie na większą liczbę niedopowiedzeń i pomyłek.

6. Dostępność aplikacji mobilnej dla wielu systemów.

Wspominaliśmy już, aby wybierając system do planowania tras zwrócić uwagę na sprzęt używany przez pracowników. Dostępność oprogramowania dla kierowców na systemy operacyjne: Android i iOS sprawia, że nie ma ograniczeń sprzętowych i można go używać zarówno na tabletach i telefonach. Warto również, aby aplikacja była natywna, umożliwiając pracę, tam gdzie nie ma zasięgu Internetu.

Softline to software house, który od ponad 20 lat wspiera przedsiębiorców profesjonalnymi systemami informatycznymi. Nasz system do planowania i optymalizacji tras Routimo już od kilku lat wspiera floty pojazdów w osiąganiu lepszych wyników. Skutecznie ułatwiamy procesy planowania i redukujemy koszty zarządzania flotą. Współpracujemy z wieloma branżami i znamy ich problemy – Twojej firmie również pomożemy osiągnąć wyższe wyniki. Chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach Routimo? Zamów darmowy i niezobowiązujący test oprogramowania: routimo.com/#kontakt.