Zadowolenie klientów to cel, do którego zawsze dążymy i jednocześnie największa nagroda za pracę. W poniższym case study przedstawimy działanie oprogramowania Routimo z punktu widzenia firmy Diet4u, naszego klienta z branży cateringu dietetycznego.
Diet4u — kim są i czym się zajmują?
Diet4u to warszawska firma prowadząca catering dietetyczny. Swoje diety dostarcza na terenie stolicy i pobliskich miejscowości już od 2010 roku, a założyli ją Karolina i Tomasz Jankowscy, prywatnie małżeństwo, a zawodowo specjaliści z zakresu żywienia i dietetyki. Gdy zaczynali, rynek diet pudełkowych nie był szczególnie rozwinięty — w Warszawie funkcjonowało zaledwie kilka takich przedsiębiorstw. Z czasem, gdy catering dietetyczny stawał się coraz bardziej popularny, zyskali duże grono klientów.
Problem logistyczny: więcej zamówień równa się więcej dostaw
Zwiększająca się liczba klientów, to marzenie każdej firmy. Niemniej za sukcesem idą duże zobowiązania jak chociażby utrzymanie jakości obsługi klienta na tym samym poziomie. Zarządzanie flotą pojazdów i planowanie tras dostaw stało się skomplikowane dla Diet4u przy kilkukrotnie zwiększonej liczbie zamówień. Obniżenie jakości obsługi nigdy nie wchodziło w grę dla właścicieli firmy, dlatego z czasem zaczęli szukać rozwiązania swojego problemu logistycznego.
Jakie są wyzwania w zarządzaniu flotą pojazdów w branży cateringu dietetycznego?
Prowadzimy catering dietetyczny, korzystając z własnej floty i własnych kierowców.
Codziennie są różnice w trasach, bo można odwoływać dietę i robić
przerwy w zamówieniach. Routimo pozwala nam uwzględnić przedziały
czasowe i tak zaplanować dostawy, aby wszystkie oczekiwania klientów
były spełnione.
Karolina Jankowska, współzałożycielka Diet4u
Efektywne układanie tras przy występowaniu wielu czynników nie jest proste, gdy nie dysponuje się przeznaczonymi do tego narzędziami. Zanim Diet4u zaczęło korzystać z oprogramowania Routimo, do planowania wykorzystywali Excel i Google Maps. Rozwiązanie to było wystarczające przy mniejszej liczbie zamówień, ale później przestało się sprawdzać.
Współwłaścicielka Diet4u Karolina Jankowska stwierdziła w rozmowie z nami, że planowanie dostaw stało się w pewnym momencie chaotyczne. Trasy były układane wcześniej, jednak w ciągu dnia kierowcy dostawali telefony od właścicieli, czy będą w stanie zrealizować dodatkowe przejazdy. Z tego powodu obłożenie samochodów i tras było często nierównomierne.
Drugi problem logistyczny: uciążliwe wydruki tras
Innym problemem, który pomogliśmy rozwiązać firmie Diet4u, było usprawnienie działań kierowców. Wcześniej dostawcy diet pudełkowych otrzymywali wydruki tras. Było to niewygodne rozwiązanie, które również kosztowało firmę dodatkowy czas (i pieniądze). Samodzielne wyszukiwanie adresów, wpisywanie ich do swoich własnych smartfonów lub GPS-a w samochodzie było czasochłonne.
Jednocześnie same wydruki stały się szczególnie uciążliwe ze względu na RODO. Po skończonym dniu pracy każdy kierowca musiał oddać wydruki, aby można było je zniszczyć. Niszczenie dokumentów stało się codziennym rytuałem, niestety nieusprawniającym niczyjej pracy.
Dlaczego Diet4u wybrało Routimo?
Według Karoliny Jankowskiej wybór padł na Routimo ze względu na szybkość obsługi, łatwość planowania dostaw oraz przejrzystość systemu. Dzięki temu, że planer tras podzielony jest na aplikację desktopową i aplikację na urządzenia mobilne, mogli łatwiej zarządzać flotą pojazdów i planować trasy oraz natychmiastowo udostępniać je kierowcom.
Od tego momentu każdy kierowca dysponował mapą swojej trasy z wyraźną listą adresów oraz dodatkowymi notatkami ułatwiającymi dostawy np. informacjami o kodach do domofonu lub piętrze, na którym mieszkał klient. Niszczenie dokumentów przestało być konieczne, bo baza klientów jest zabezpieczona w systemie.
Pani Karolina twierdzi, że kierowcy w zasadzie od razu umieli posługiwać się aplikacją. Z tego powodu mogli zacząć szybko wdrażać zmiany w działaniu floty — równomiernie rozkładać obowiązki i ilość dostaw dla kierowców.
Zarządzanie flotą pojazdów może być dużo prostsze z odpowiednim narzędziem
Skuteczniejsze zarządzanie flotą pojazdów i pomoc w układaniu tras pod okna czasowe to główne cele, które udało się zrealizować Diet4u dzięki systemowi Routimo. Natomiast nie są to wszystkie korzyści z użytkowania aplikacji.
Nasza niedawno wprowadzona opcja umożliwia wykonywanie zdjęć, opisując je czasem wykonania i lokalizacją. W branży diet pudełkowych okazało się, to niezwykle wygodną funkcjonalnością. Każdy z kierowców, aby zrealizować dostawę, musi wykonać zdjęcie pod drzwiami klienta. Zdjęcia te są przypisane do określonych dostaw, dlatego dużo łatwiej jest rozwiązywać sporne sytuacje np. gdy dieta pudełkowa przypadkowo znalazła się pod drzwiami sąsiada.
Optymalizacja tras przyniosła również inny wymierny efekt. Firmie udało się zaoszczędzić odpowiednią ilość czasu, aby poszerzyć swoją działalność i realizować dostawy produktów żywnościowych ze sklepu internetowego.
Na koniec naszego case study z firmą Diet4u zadaliśmy Pani Karolinie jeszcze jedno pytanie: „Jakie funkcje systemu Routimo są kluczowe z Państwa punktu widzenia?”
Dzięki Routimo doskonale wiemy, gdzie i o której godzinie została dostarczona paczka nawet jeśli kierowca śpi i nie może odebrać telefonu. Za największe dobrodziejstwo oceniamy mobilną aplikację dla kierowców, okna czasowe i możliwość dodawania zdjęć.
Karolina Jankowska, współzałożycielka Diet4u
Jeżeli zainteresowała Cię historia Diet4u i chcesz nie tylko rozwiązać swoje problemy logistyczne, ale również usprawnić działanie floty lub działu handlowego, skontaktuj się z nami. Zarządzanie flotą pojazdów może być dużo prostsze, a w Routimo optymalizujemy trasy flot od nawet dwóch pojazdów.